Writing A Good Email

زیادہ تر پاکستانی سیکھنے والے جب پہلی بار کوئی پیشہ ورانہ ای میل لکھتے ہیں، تو وہ تاجِ برطانیہ کو ایک چھوٹی سی عرضی لکھ ڈالتے ہیں۔ Respected sir، I hope this email finds you in the best of health and high spirits۔ With due respect، I am writing to bring into your kind notice۔ ان جملوں میں بھاری میز اور لکڑی کے رولر کی آواز سنائی دیتی ہے۔ ای میل کے دوسری طرف بیٹھا شخص کراچی یا ٹورنٹو کا مصروف انسان ہے، جس کے پاس تیس غیر پڑھے پیغام ہیں۔ وہ تین سطریں پڑھے گا۔ ان تین سطروں کو قیمتی بنائیں۔

ایک کام چلانے والی ای میل کے چار حصے ہوتے ہیں۔ سبجیکٹ لائن۔ سلام۔ مرکزی متن۔ اختتامی الفاظ۔ ہر حصہ مختصر۔ سبجیکٹ لائن وہ واحد جملہ ہے جسے بہت سے قاری ای میل کھولنے سے پہلے دیکھتے ہیں۔ کمزور سبجیکٹ: Important inquiry regarding your services۔ بہتر سبجیکٹ: Logo redesign for Lahore bakery, budget 25k۔ بہتر والا قاری کو بتاتا ہے کہ اندر کیا ہے، اس کی مالیت کیا ہے، اور یہ کہاں سے آیا۔ وہ کھولتا ہے کیونکہ پہلے ہی جانتا ہے کہ کرنا کیا ہے۔

متن۔ ممکن ہو تو تین جملے۔ پہلا جملہ، آپ کیا چاہتے ہیں۔ دوسرا جملہ، یہ قاری کے لیے کیوں سمجھ میں آتا ہے۔ تیسرا جملہ، اب آگے کیا ہوگا۔ فرق دیکھیں۔ پرانا طریقہ، چھ سطریں: With reference to your esteemed advertisement on Facebook، I would like to humbly request that you kindly consider my application for the said vacancy۔ I am a B Com graduate from Punjab University and I have keen interest in your reputed organisation۔ I am attaching my CV for your kind perusal and look forward to your kind response at your earliest convenience۔

نیا طریقہ، تین سطریں: I saw your Facebook ad for an accounts assistant and would like to apply۔ I have a B Com from Punjab University and one year of part-time bookkeeping for a Gulberg cloth shop۔ CV attached, available for an interview any morning next week۔ وہی معلومات۔ آدھے الفاظ۔ احترام دگنا، کیونکہ قاری کے وقت کا احترام کیا گیا۔ کام کی دنیا چاپلوسی کی منتظر نہیں۔ وہ مدد کی منتظر ہے۔

اختتامی الفاظ۔ ایک چنیں اور اسی پر قائم رہیں۔ Best، Thanks، یا Regards۔ پھر اپنا نام۔ اگر فون سے لکھ رہے ہیں، تو sent from my mobile، please excuse typos لکھنے سے گریز کریں۔ قاری کو غلطی ڈھونڈنے کے لیے اجازت نہیں چاہیے، اور یہ جملہ بتاتا ہے کہ آپ نے ای میل دوبارہ نہیں پڑھی۔ ڈیسک ٹاپ سے بھیجیں یا ای میل کو ڈرافٹ میں رکھیں اور بھیجنے سے پہلے ایک بار اور پڑھیں۔ پاکستانی دفاتر کے زیادہ تر مواصلاتی مسائل زبان کے مسائل نہیں؛ یہ رفتار کے مسائل ہیں۔